ECDL 7-2.

Di Giuseppe Servidio.

Modulo 7-2. Lezione 2, La posta elettronica, parte seconda.

In questa lezione si imparer a rispondere a chi ci ha inviato un messaggio, a inoltrare messaggi, ad inviare messaggi a pi indirizzi contemporaneamente, a stampare messaggi, a inserire allegati ai messaggi, a gestire la rubrica degli indirizzi, a inserire la firma.

Rispondi al mittente

Vediamo adesso un altro comando, importantissimo ed utilissimo, di Outlook Express: RISPONDI AL MITTENTE. Questo comando ci permette di rispondere a chi ci ha scritto, e possiamo farlo in modo rapido e semplice.

Se gi non ci siamo, andiamo alla cartella POSTA IN ARRIVO, poi nell'elenco dei messaggi. Scegliamo un messaggio qualsiasi ed apriamolo premendo INVIO.

Se nella cartella "Posta in arrivo" non sono presenti dei messaggi.  non  possibile fare direttamente adesso questa prova perch non abbiamo ricevuto nessun messaggio, facciamocene spedire qualcuno da qualche amico ed utilizziamolo per le prove e gli esercizi che proporr. Naturalmente si dovranno adattare i nomi reali a quelli fittizi di questo corso. Sono sicuro per che ci capiremo benissimo.

Prima di continuare, per, voglio fare una precisazione. Per rispondere ad un messaggio, si puo anche non aprirlo, ma solo selezionarlo, cio posizionarsi su di esso. Dipende da quello che si deve fare: se sappiamo gi di cosa tratta il messaggio e quindi non si ha bisogno di leggerlo, possiamo rispondere senza aprirlo, ma a volte ci pu essere necessario rileggerlo, per controllare che sia proprio quello. Qui faccio eseguire la procedura pi standard, ma si puo fare ci che si desidera, quando si sar da soli ad eseguire certe operazioni.

Per eseguire la funzione RISPONDI AL MITTENTE, si possono usare due modi: andare nel men MESSAGGIO e scegliere il comando RISPONDI AL MITTENTE, oppure, pi semplicemente, usare la combinazione di tasti CTRL + R. Usiamo la seconda strada e premiamo quindi CTRL + R.

Automaticamente si apre un nuovo messaggio che ha gi nel campo destinatario l'indirizzo di chi ci ha inviato l'e-mail.

Se il nostro amico avesse inviato il messaggio in copia a qualcun altro, noi risponderemmo solo al mittente, non agli indirizzi presenti nel campo "CC" o "CCN".

Nel campo OGGETTO appare ci che Mario Rossi aveva scritto, preceduto per da R:. Questo indica a chi riceve il messaggio che si tratta di una risposta, e ne render pi facile la lettura.

Nel riquadro di editazione, quello cio in cui potremo scrivere il testo della nostra risposta,  presente il testo del messaggio del nostro amico. Questo gli render pi facile la lettura, perch gli permetter di confrontare la nostra risposta con la sua richiesta.

La procedura adesso  la stessa che abbiamo sperimentato nella scrittura del nuovo messaggio. Col tasto TAB si puo passare da un campo all'altro e, quando ci troviamo nel campo in cui si puo scrivere, digitare ci che si desidera; infine, con CTRL + INVIO mettere il messaggio nella cartella POSTA IN USCITA, rendendolo pronto per la spedizione.

A proposito del tasto TAB, voglio fare una precisazione. Se ci si trova nella parte della finestra in cui si puo scrivere il testo del messaggio e si preme TAB anche per errore, si sposter il testo un po' pi a destra, ma non si passera al campo successivo: infatti, in questo caso, il TAB funziona come in una macchina da scrivere, permettendo cio di rientrare di qualche millimetro il testo. Attenzione quindi a non premerlo mai nel riquadro del messaggio, a meno che non si voglia impaginare il testo nel modo desiderato.

Non far eseguire la procedura della risposta, perch non voglio annoiare. Esplorareinvece, con l'aiuto del navigatore, la finestra cos come appare. Naturalmente, si puo anche provare a rispondere, se lo si desidera, ma senza essere guidati.

Rispondi a tutti

Questa  una funzione molto comoda, perch ci permette di rispondere non solo alla persona che ci ha inviato un messaggio, ma a tutti coloro che essa aveva incluso tra i destinatari. Se un amico ci avesse invitato ad una riunione ed avesse inviato il messaggio anche ad altri, cosa ci sarebbe di pi comodo, allora, se non rispondere a tutti proponendo una data o modificandola? Se invece della combinazione di tasti CONTROL+R, eseguiamo CTRL + MAIUS + R, attiveremo il comando RISPONDI A TUTTI, inviando il nostro messaggio a tutti coloro che il nostro amico aveva coinvolto nella riunione. Naturalmente, potremo trovare questo comando nel men MESSAGGIO, nel caso non dovessimo ricordare la combinazione di tasti. Adesso premiamo CTRL + MAIUS + R.

Dovrebbe essere comparsa una finestra molto simile a quella che abbiamo visto prima, quando abbiamo richiamato il comando RISPONDI AL MITTENTE. C' per una differenza: nel campo A: c' un elenco di nomi, e non un solo nome. Adesso, esploriamo tutto ci che  comparso; Anche in questo caso non importa che eseguiamo davvero il comando; ci che importa  che se ne capisca la logica.

Inoltra messaggio

Possiamo aver bisogno di inviare un messaggio che abbiamo ricevuto ad un'altra persona. La funzione INOLTRA ci consente di farlo in maniera semplice ed efficace.

Anche in questo caso possiamo eseguire il comando, sia col messaggio aperto, sia solo selezionato. Usiamo questa volta la sola selezione. Selezionare quindi uno dei messaggi presenti nella cartella "posta in arrivo" e premere la combinazione di tasti CTRL + F.

Dovrebbe essere comparsa una finestra esattamente uguale a quella per le risposte, ma con qualche piccola differenza. La prima, che si nota subito,  che il cursore non  posizionato nel campo in cui  possibile scrivere il testo, ma nel campo A:, per permetterci di scrivere il nome del destinatario. Questo, perch nella risposta, il destinatario  sicuramente conosciuto, mentre nell'inoltro, no. Scriviamo un indirizzo, ad esempio amico@dominio.it; poi, premiamo TAB per passare al campo successivo.

Si Possono tralasciare i campi CC: e CCN:, a meno che non si desidera inviare il messaggio in copia conoscenza o copia conoscenza nascosta, a qualcuno. Passare quindi, premendo ancora TAB per due volte, al campo OGGETTO.

In questo campo appare l'oggetto indicato dal Sig. Bianchi preceduto da I:. Questo dato gli far capire che quel messaggio non lo abbiamo scritto noi, ma abbiamo inoltrato, magari con qualche aggiunta, qualcosa che altri ci avevano inviato. Dopo l'oggetto, se premessimo ancora TAB, saremmo posizionato sul campo di editazione, in cui  presente il messaggio originale. Anche qui, come in precedenza, potremmo scrivere qualcosa, magari una spiegazione del motivo per cui stiamo inoltrando quel messaggio; poi, come sempre, potremo metterlo in POSTA IN USCITA con la combinazione di tasti CTRL + INVIO. Anche per questa funzione, non eseguiamo fino in fondo l'operazione, perch non stiamo facendo una prova di scrittura; (non dimenticarsi, anche stavolta, di imprimersi nella memoria questa finestra).

Inviare a pi destinatari

E' possibile inviare una mail a pi destinatari contemporaneamente. Lo abbiamo visto con la funzione rispondi a tutti, ma in quel caso il programma lo faceva automaticamente. Ora, se conosciamo gli indirizzi a memoria, basta separarli l'uno dall'altro, tramite il carattere punto e virgola. Questo si potra farlo sia per il nuovo messaggio, sia per l'inoltro. Vedremo poi altri modi per raggiungere lo stesso obiettivo, ma questo gi c permetter di gestire tante situazioni.

Stampa

Stampare un messaggio che ci interessa  molto semplice. Il comando STAMPA  presente nel men FILE, ma pu essere eseguito anche tramite la combinazione di tasti CTRL + MAIUS + F12. Automaticamente il programma invia alla stampante il testo del messaggio.

Inserisci allegato

Abbiamo scritto una relazione con Word che potrebbe interessare il nostro destinatario. Possiamo inserire il documento nel messaggio che inviamo. Per farlo, dobbiamo andare nel menu INSERISCI, scegliere l'opzione ALLEGATO e premere INVIO. Nella finestra che compare, simile ad altre cheabbiamo visto anche in Word (Apri, Salva&), possiamo scrivere il nome col percorso completo, oppure navigare tra le cartelle per cercarlo (dovremmo gi conoscere queste operazioni). Quando Si e' identificato il nome, premendo INVIO, si inserir copia della relazione o di qualsiasi documento nel messaggio. Naturalmente, la procedura per inviare il messaggio  sempre la stessa: CTRL+INVIO per portarlo nella posta in uscita, ctrl + m per inviare tutti i messaggi che abbiamo scritto e ricevere quelli che aspettano di essere letti.

Adesso provare da soli. Aprire un nuovo messaggio.
 Scrivere l'indirizzo di posta elettronica del destinatario: cneri@dominio.it

Andare al campo OGGETTO e scrivi: Ecco la mia foto

Adesso andare nel men INSERISCI e richiamare la funzione per inserire l'allegato.

Nella finestra che appare immettere correttamente il nome del file: foto.bmp che si trova nel disco C, cartella DOCUMENTI e premere, naturalmente, INVIO.

Se tutto  andato bene, l'allegato dovrebbe essere stato inserito nel messaggio. Si Puo verificarlo subito, perch, tramite il tasto TAB, si potra sentire Dall'ausilio che, oltre ai campi che gi conosciamo (destinatario, CC:, CCN, Oggetto e campo di editazione), ce ne sar uno in cui ci viene detto il nome del file che  stato allegato al messaggio. Anche in questo caso non importa che si mette il messaggio nella cartella POSTA IN USCITA. Lo si far quando si avr gli indirizzi esatti a cui spedire i propri messaggi.

La Rubrica

E se non ci ricordiamo un indirizzo di posta? E se ne abbiamo talmente tanti da non poterli ricordare, a meno di commettere stupidi errori che ci farebbero solo perdere tempo, togliendo velocit ad uno strumento come la posta elettronica? Ecco che Outlook Express ci viene in aiuto con la rubrica. Per aprire la rubrica ci sono, come sempre vari modi: nel men STRUMENTI si puo selezionare RUBRICA e premere INVIO; ma, cosa pi breve, si puo usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUS + B. compare la finestra in cui si possono vedere tutti i dati dei nostri contatti. Se premi CTRL + MAIUS + B, si potra esaminarla con calma.

Io consiglio di esaminare questa finestra, prima di proseguire per imparare ad inserire un nuovo contatto.

Adesso la rubrica  vuota, ma possiamo inserire i dati di una persona. Per farlo, portarsi nel men FILE e scegliere NUOVO CONTATTO.

Dovrebbe essere apparsa una finestra piuttosto complessa, nella quale  possibile inserire i dati del nuovo contatto. Attenzione, per! La finestra contiene anche varie linguette che ci permettono di inserire altri dati pi dettagliati (indirizzo dell'abitazione, dell'ufficio e cos via). Per passare da un campo all'altro si deve usare TAB o MAIUS + TAB; per passare da una linguetta all'altra, quando ci si trova gi su una di esse, freccia destra o sinistra; per passare dal campo in cui si e', al primo campo della linguetta successiva, CTRL + TAB. Dato che la finestra  abbastanza complessa, esplorarla con calma usando il proprio navigatore e sperimentando i comandi che ho appena detto.

Perfetto. Immagino che adesso la finestra sia divenuta molto chiara. Sperimentiamolo subito inserendo un nuovo contatto. Facciamo in modo di essere posizionati sul campo NOME. Scriviamo Carlo e premiamo TAB per due volte.

Abbiamo saltato il campo SECONDO NOME. nel campo COGNOME scriviamo: Bianchi.

Saltiamo alcuni campi, e per l'esattezza tre: TITOLO (indica il titolo del nostro contatto); NOME VISUALIZZATO (riporta il nome come si vedr nella rubrica); ALTERNATIVO (pu essere inserito un nome alternativo, che permette di usare due nomi per richiamare lo stesso contatto). Premiamo quindi quattro volte TAB per passare al campo INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA.

Se tutto  andato bene, dovremmo essere nel campo in cui possiamo immettere l'indirizzo di posta elettronica del nostro nuovo contatto. Scriviamo cbianchi@dominio.it e premiamo TAB.

Ci troveremo posizionati sul pulsante AGGIUNGI. Premiamo la barra spaziatrice per dire ad Outlook Express di aggiungere quell'indirizzo.

Ci ritroveremo posizionati sull'indirizzo di posta elettronica. Esso  vuoto, e ci consente di immettere un secondo indirizzo. Dato che non lo abbiamo, possiamo passare con TAB alle informazioni successive. Noteremo che l'indirizzo che e' stato appena inserito ci viene gi mostrato. Saltiamo alcuni campi: modifica, Rimuovi, Predefinito, e posizioniamoci su INVIA MESSAGGIO UTILIZZANDO SOLO TESTO NORMALE. Premiamo TAB per cinque volte.

Consiglio di marcare sempre questo campo usando la barra spaziatrice. Se non lo si far, il messaggio verr spedito in formato HTML. Premiamo quindi la barra spaziatrice e poi CONTROL+TAB per passare al primo campo della linguetta successiva.

Si dovrebbe essere posizionati su VIA E NUMERO CIVICO. Su questo campo scriviamo: Via Verdi, 33; poi premiamo TAB.

Dovremmo essere posizionati sul campo CAP. Adesso scriviamo 87100 e premiamo TAB per passare al campo successivo.

Dovremmo essere posizionati adesso sul campo CITTA'; scriviamo: Cosenza

Vogliamo adesso finire di inserire i dati, lasciando vuoti tutti gli altri campi. Premiamo quindi TAB per nove volte fino ad arrivare ad OK; poi, premiamo INVIO per confermare.

Se tutto  andato bene, Abbiamo inserito un nuovo contatto. Adesso posso fare alcune precisazioni sulla finestra principale della rubrica. Essa  divisa in due parti: nella prima possiamo immettere le iniziali del nome che vogliamo vedere ed eventualmente modificare. Nella parte destra, verr visualizzato l'elenco dei contatti, partendo da quello che inizia con la lettera che abbiamo immesso. Scorrendo con freccia su o freccia gi, passiamo da un nome all'altro. Se si dar INVIO sul nome selezionato, ci verranno visualizzati tutti i dati, permettendoci di modificarli. Saremo posizionato sulla linguetta RIEPILOGO. Esaminare quanto ho detto, anche se nella rubrica  presente un solo nome.

Se vogliamo fare delle modifiche, Se vogliamo cambiare qualche dato,  sufficiente posizionarsi sul campo corrispondente e scrivere il nuovo valore. Poi, premere INVIO. Per annullare, basta premere ESC.

Vorrei per fare una precisazione sulla modifica dell'indirizzo di posta elettronica. Quando si vuole modificare un indirizzo perch  cambiato o perch abbiamo fatto un errore di digitazione, si deve aver aperta la pagina del contatto; poi, premere shift+tab per passare all'area delle linguette e freccia destra per posizionarsi sull'etichetta NOME (come ho detto, appena aperto il contatto, si viene posizionati sui dati dell'etichetta RIEPILOGO. Poi, tramite TAB, si deve posizionarsi sul pulsante MODIFICA e dare INVIO. Il cursore si posiziona a questo punto alla fine dell'indirizzo, per permetterci di modificarlo tutto o in parte. Per uscire dal campo di editazione, dopo aver variati i dati, si deve premere INVIO. Naturalmente, tramite TAB, ci si deve posizionare su OK e premere INVIO per rendere effettiva la modifica.

Quando un contatto non ci serve pi, basta selezionarlo e premere il tasto CANC. Quando viene chiesta conferma, premere INVIO su SI. Per chiudere la rubrica, basta premere la combinazione di tasti ALT + F4, o semplicemente il tasto ESC.

Ma come facciamo ad utilizzare i nomi che inseriamo nella nostra rubrica per inviare loro un messaggio senza scriverli? Il primo modo  quello di aprire la rubrica (CTRL + MAIUS + B), selezionare il nome della persona a cui vogliamo mandare il messaggio, andare nel men strumenti, selezionare azione e tra le opzioni scegliere INVIA POSTA. Si apre la finestra del nuovo messaggio: nel campo A: viene automaticamente scritto il nome del contatto che avevamo scelto. Non  per possibile inviare questo messaggio in copia, perch il destinatario che avevamo selezionato viene scritto nel campo A:. Non  difficile, ma consiglio di usare un'altra modalit, anche perch se abbiamo inserito dei contatti, sicuramente ne ricorderemo il nome.

Outlook Express pu essere configurato in modo che sia in grado di completare, con i nomi presenti nella rubrica, i destinatari dei nostri messaggi. Se nel campo A., CC: o CCN:, scriviamo il carattere con cui inizia il nome del contatto a cui vogliamo inviare un messaggio, Outlook Express scriver il primo nome che trova nella rubrica che inizia con quel carattere. Ad esempio se scrivo A e il primo nome che inizia con A  Alberto, Outlook scriver Alberto; se io invece voglio inviare il messaggio ad Angelo, scrivo anche N e il programma scriver automaticamente Angelo. Con questo piccolo stratagemma possiamo dimenticare gli indirizzi di posta elettronica e ricordare solo i nomi dei nostri amici o colleghi di lavoro. In questo modo  possibile inviare messaggi anche a pi destinatari. Basta ricordare di aggiungere un punto e virgola tra un nome e l'altro. Non ci eserciteremo su questo argomento, perch in realt  molto semplice. So che con le nozioni che ho dato ci si potra sbizzarrire nell'inviare messaggi ai destinatari che abbiamo inseriti nella nostra rubrica.

Inserisci firma

Abbiamo visto come  possibile includere un file in un messaggio; ora vediamo come aggiungere la nostra firma personalizzata. Pu trattarsi dei nostri dati (indirizzo, indirizzo di posta elettronica), ma anche di una frase che dia un certo tipo di messaggio a chi riceve le nostre note. Outlook Express ci consente di scrivere questa firma personalizzata una volta sola: essa verr poi automaticamente scritta in tutti i nostri messaggi.

Apriamo  il men STRUMENTI con la combinazione di tasti ALT + S.

Tramite le frecce, selezioniamo il comando OPZIONI e premiamo INVIO.

Ci troveremo in una finestra con varie etichette. Essa servir per impostare meglio, personalizzandolo secondo le proprie esigenze, il programma di posta. Per ora useremo l'etichetta Firma, ma dobbiamo conoscerle e utilizzarle tutte. Scegliamo allora FIRMA. Per Farlo, posizionarsi sulla linguetta attualmente selezionata che  GENERALE con la combinazione di tasti MAIUS + TAB. Poi, tramite freccia a destra, cercare FIRMA.

Nella finestra che appare, ci sono varie opzioni che permettono di decidere quando si vuole fare inserire automaticamente la firma. Possiamo attivare o disattivare queste opzioni tramite la barra spaziatrice. Adesso, ci interessa per inserire la nuova firma. Spostiamoci col tasto TAB fino a NUOVA e premiamo INVIO.

Il cursore si posiziona su un riquadro vuoto dove possiamo scrivere il testo che desideriamo compaia alla fine dei nostri messaggi. Scriviamo il nostro nome e l'indirizzo; poi premiamo tre volte TAB fino a raggiungere il pulsante applica. A questo punto premiamo INVIO per chiudere la finestra.

Come dicevo, possiamo decidere se la firma deve essere inserita automaticamente, oppure richiamata da noi di volta in volta. Bene. Adesso sempre tramite il tasto TAB, selezionare ancora OK e premere INVIO.

Proviamo adesso ad usare la firma. Siamo tornati nella finestra principale, apriamo un nuovo messaggio.

Nel campo A:, scriviamo adesso "Car". Outlook Express completer il nome con "Carlo Bianchi".

Scriviamo il testo del messaggio. Passiamo adesso al campo in cui si puo scrivere il testo e scriviamo: Ho bisogno della relazione sul progetto.

Inseriamo adesso la firma che abbiamo creato precedentemente. Apriamo il menu INSERISCI con la combinazione di tasti ALT + I. Tramite le frecce, selezioniamo FIRMA e premiamo INVIO.

Se tutto  andato bene, abbiamo inserito automaticamente le informazioni presenti nella firma. Adesso chiudiamo il programma con alt piu' F4.


